Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego

Głównym zadaniem sekretarza gminy, wynikającym z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym, jest organizacja pracy urzędu (zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, w tym prawidłowy obieg dokumentów, rozpatrywanie skarg i wniosków itp.). Nie jest to samodzielna kompetencja, bowiem za określenie organizacji i zasad funkcjonowania urzędu odpowiedzialny jest wójt. Przepisy ustawy o samorządzie gminnym stanowią jednak, że wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. W ramach organizacji pracy urzędu do kompetencji sekretarza należy również sprawne zorganizowanie dostępu do informacji publicznej i zapewnienie procedury ochrony danych osobowych. W ramach powierzonych zadań sekretarz najczęściej zarządza kadrami (do jego zadań należy przygotowanie opisu stanowisk pracy i koordynacja ocen pracowniczych, jak również koordynacja służby przygotowawczej). Może spełniać istotną rolę w naborze na stanowiska urzędnicze. Może być koordynatorem i nadzorującym prace komisji konkursowej, może także czynnie uczestniczyć w toku postępowania konkursowego, np. jako członek komisji (czy także jej przewodniczący). Jako osoba, która może posiadać kompetencje z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, sekretarz powinien znać uregulowania dotyczące naboru konkursowego i stosować je w praktyce. Ponadto sprawuje nadzór merytoryczny i koordynuje pracę na sesjach rady gminy. Bierze udział w procedurze uchwalania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej. Zajmuje się również opracowywaniem projektów dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje obowiązujące w urzędzie gminy. Jak zatem widać do zakres zadań sekretarza jest bardzo obszerny i wymaga wszechstronnego omówienia. Publikacją, która wyjaśnia trudne zagadnienia z którymi musi zmierzyć się sekretarz jest: "Vademecum sekretarza" Znajdą w niej Państwo omówienie: 14 podstawowych zadań i kompetencji sekretarza Wymagań na stanowisku sekretarza Ograniczeń w pracy sekretarz Odpowiedzialności sekretarza Dodatków do wynagrodzenia zasadniczego sekretarza Czasu pracy sekretarza oraz jego uprawnień urlopowych Procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze Zasady organizowania służby przygotowawczej Zasad dokonywania ocen okresowych pracowników (kto ocenia? Kto jest oceniany? Jak często powinny być dokonywane oceny? Forma i zakres oceny? Jakie są skutki prawne oceny negatywnej?) Zasady awansu i naborów wewnętrznych w urzędzie (jakie są procedury w z zakresie awansów? Jakie są ograniczenia w tym zakresie? Czasowego powierzenia wykonywania innej pracy Zasady przenoszeń służbowych pracowników Zasad dokonywania opisu stanowisk pracy Nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków Możliwości łączenia stanowisk w gminie Zasad likwidacji i łączenia komórek organizacyjnych Możliwości przekazywania zadań publicznych innym podmiotom Możliwości przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne stanowiska, Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu